Секретарь – современная престижная профессия. За последние годы профессиональные требования к офисным работникам существенно изменились. Миф о том, что работа секретаря не требует особенных навыков, окончательно опровергнут. Круг вопросов, входящих в компетенцию секретаря расширился в соответствии с веяниями времени, и название этой должностной позиции изменилось – «офис-менеджер».

Слово «office» в переводе с английского означает контора, канцелярия, то есть помещение, в котором находится официальное представительство фирмы, ее руководство. Таким образом, «офис-менеджер» относится к категории представительских профессий.

Уровень требований, предъявляемый к данной профессии, очень высок. Прежде всего индивидуальные личностные качества: организованность, пунктуальность, аккуратность, тактичность, высокий самоконтроль поведения и эмоций, инициативность, живая заинтересованность в работе, стрессоустойчивость, словесно-логическая и зрительная память, высокий уровень развития общего и вербального интеллекта, скорость понимания абстрактных понятий и причинно-следственных связей, правильная дикция, высокая культура речи, логичность, этичность поведения…

Хороший секретарь – это пчелка, без которой начальник, как без рук. Не смотря на то, что слово не имеет женского рода, нелёгкие обязанности секретаря взваливаются на хрупкие плечи. Ведь быть секретарём – это не только отнести бумажку, принять звонок. Главная задача – облегчение работы руководителя. А сюда входят и микроклимат в приемной, и организация рабочего дня шефа, и построение его взаимодействия с окружающим миром.

Между тем, профессия с начала своего существования творит вокруг себя мифы. «Секретарша» – девочка с ногами от ушей, которая пилит длинные ногти в приемной? Бездельница? Чья-то протеже? Любовница шефа? Но все эти мнения, скорее наследство девяностых, нежели реалии современности.

Устойчивое убеждение, что секретарь – любовница шефа, хоть и не соответствует реальности в большинстве случаев, все же имеет под собой некоторые основания: начальник и секретарь проводят вместе больше времени, чем начальник дома, они вместе проходят «огонь, воду, медные трубы» бизнеса, поэтому иногда возникают отношения, переходящие рамки официальных. Заботливый секретарь заметит недомогание шефа, предложит таблетку, принесет чай, сделает бутерброд, выступит советчиком при покупке духов жене и миксера теще, купит билеты в театр. Так, между хорошим секретарем и начальником устанавливается связь, которую можно было бы назвать дружеской. Это полезно в работе. Но в наше время секретарь вполне может добровольно решить, стоит ли сокращать расстояние.

Миф о том, что секретарь только и делает, что сплетничает по телефону, бездельничает и красит ногти, развенчать несложно. В обязанности секретаря входит координация практически всех рабочих процессов, так что заниматься делами посторонними просто некогда. Одно из профессиональных умений секретаря – отделение личных отношений от рабочих. У этого вопроса есть и обратная сторона: клиентам и сотрудникам кажется, что в отношении секретаря к ним отражается отношение начальника. Поэтому необходимо быть корректной даже с неприятными людьми. Однако расположенность ко всем не должна переходить во вседозволенность: секретарь – правая рука начальника, поэтому не должен позволять самоутверждаться за свой счет недобросовестным работникам.

Главное умение секретаря – быстро собрать и хранить информацию. Как говорят преподаватели ВУЗов, специалист – это не тот, который знает всё, а человек, который знает, где найти сведенья! Секретарь должен быть таким специалистом – быть в курсе всего, не демонстрируя способ сбора информации, поэтому он обязан выяснить, кто из сотрудников чем занимается, чтобы знать, к кому обращаться.

В общем, если руководителю нужна легкомысленная девочка, с длинными ресницами и ногтями, которая думает только о себе, то ему явно не нужен СЕКРЕТАРЬ.

Екатерина Пушкарева